di Daniele Ziantoni (Quaderno settimanale n. 7/2021 – www.sercontel.it)

Direttamente collegato all’argomento FE è la modalità di conservazione di questi documenti.

In questo articolo riepilogheremo le modalità di conservazione dei documenti e indicheremo le peculiarità dell’uno e dell’altro metodo.

 

Perché conservare i documenti?

L’obbligo di conservazione dei documenti nasce dalla digitalizzazione degli stessi. Infatti “l’ufficialità” del documento nasce con la sua emissione e l’approvazione del medesimo da parte del sistema automatizzato dell’Agenzia delle Entrate.

Il sistema di interscambio, conosciuto con l’acronimo di SDI, ha il compito di verificare la correttezza formale dei documenti e recapitarli al destinatario dello stesso fornendo, successivamente, lo stato del documento a colui che l’ha emesso.

Alla fattura vera e propria verrà allegato un file chiamato metadati. Questo file contiene tutte le informazioni utili derivanti dall’elaborazione della fattura stessa dallo SDI. E’ quindi una sorta di certificazione che consente di associare il file inviato al documento e che attesta l’effettivo invio del medesimo.

Capiamo, quindi, che tutte queste informazioni non possono essere stampate. Devono essere conservate in digitale in modo tale che siano prontamente disponibili in sede di contenzioso.

La conservazione deve rispettare tutti i requisiti per mantenere l’integrità del file.

Perché deve essere conservata con queste metodologie “particolari” e non semplicemente salvata sul disco fisso?

Per integrità si intende la possibilità di certificare che la fattura non sia stata manomessa alternandone di dati.

Ma cosa si intende con “integrità”?

Per integrità si intende la possibilità di certificare che nessuno abbia manomesso il file, ovvero modificato alterandone i dati. Questo sistema potrebbe essere equiparabile al certificare che un documento non sia stato falsificato. Ovviamente in caso di documento cartaceo questo risulta più difficile. Un documento informatico se non archiviato correttamente ne consente invece la modifica con più facilità.

 

Come avviene la conservazione?

Spiegare nel dettaglio tutta la procedura risulterebbe lungo e superfluo per ciò che ci interessa.

La norma afferma che la conservazione deve avvenire per minimo 10 anni e certificando che quel documento non ha subito modifiche.

Esempio Si supponga un rapporto commerciale dove la nostra fattura di vendita risulta alterata dal nostro cliente facendo figurare degli importi o una natura di scambio diversa (prodotti o quantità). In sede di contenzioso ci viene contestato il documento. Avendo conservato il documento a norma possiamo sostenere la nostra posizione contestando l’operato della controparte. Diversamente non avremmo possibilità di far valere la nostra verità in quanto non possiamo certificare la corretta conservazione del documento.

Pertanto il legislatore ha dovuto introdurre delle procedure che permettessero, in sede di contenzioso, di certificare l’autenticità del proprio file.

Il file deve quindi essere archiviato, ed utilizzare dei sistemi per attestare la data di conservazione e l’impossibilità di modifica.

Uno dei sistemi più comuni è marcare digitalmente il file.

Pensate ad un documento su cui è stata apposta la firma digitale. Questo file non è possibile modificarlo e, inoltre, nei dati sono inserite la data, l’ora e i dati di colui che l’ha inviata in conservazione.

 

 

Chi deve inviare in conservazione i file

Negli articoli precedenti si è discusso sulle modalità di recupero delle FE. Abbiamo capito che direttamente collegato all’argomento c’è anche la responsabilità della loro conservazione, ovvero a chi è in capo la procedura per l’invio in conservazione a norma.

In generale se il software utilizzato è quello dello studio, e questo è acquistato dal professionista e poi dato in uso al suo cliente, il responsabile per la conservazione (ovvero che si deve assicurare che tutti i documenti siano stati inviati) è il professionista stesso.

Ovviamente quest’ultimo avrà dei sistemi per la verifica che tutti i documenti siano stati inviati.

Viceversa se il programma è quello del cliente, quest’ultimo si deve assicurare che tutti i files siano stati inviati.

Esistono anche soluzioni ibride in cui il cliente acquista il programma per la fatturazione, ma la conservazione di queste è a carico del professionista.

L’invio in conservazione può poi avvenire in differenti momenti, o al momento di

Esempio Il sistema messo a punto dalla WKI prevede che, per quei clienti per i quali si deve effettuare la conservazione, successivamente dalla registrazione contabile queste vengano inviate in conservazione dopo la richiesta di conferma all’operatore. Il sistema della SEAC, essendo totalmente integrato, in automatico invia in conservazione dopo l’emissione (confermata dallo SDI) o il ricevimento della FE.

emissione delle fatture oppure al suo ricevimento oppure successivamente alla scrittura contabile

NB: si consiglia di archiviare anche i files metadati (quantomeno delle fatture emesse).

I servizi di archiviazione

Questi servizi sono sostanzialmente due.

Sono sistemi a pagamento oppure quello gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate.

Quello gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate ha il pregio che intercetta tutti i documenti che transitano per lo SDI e automaticamente li inviano in conservazione sostitutiva.

Per usufruirne bisogna firmare un contratto e a partire da quella data tutti i documenti che transitano verranno archiviati.

I limiti di questo sistema sono sostanzialmente due.

1. Archiviando i documenti che transitano solo con data SUCCESSIVA a quella di accettazione, si devono cercare i documenti precedenti. Per caricare le fatture transitate antecedentemente si dovrà prima ricostruire la data di inizio di conservazione dell’A.d.E. e poi estrapolare a mano i file e caricarli manualmente;
2. Non consente di consultare liberamente i file archiviati e pertanto non si riesce a monitorare che siano tutti stati conservati;

Il sistemi “privati” sopperiscono a queste mancanze. Tuttavia queste funzioni si trasformano in un costo. Oltre al canone annuale, si deve ricordare che alla disdetta del contratto (magari per cessazione dell’attività) si dovrà pagare un canone che consenta alla SH di conservarle per gli ulteriori 10 anni dall’ultima archiviazione.

NB: il sistema dell’Agenzia consente l’estrazione dei file solo in caso di verifiche o di contenziosi.

 

Conclusione

Per concludere, a parere di chi scrive, vista l’importanza della corretta conservazione, si suggerisce di ricorrere a software “privati” e di utilizzare il sistema dell’Agenzia delle Entrate come “appoggio” per essere sicuri di non perdere i dati.